Integritetspolicy för kunder och tredje part

Gällande från 6 mars 2025

Innehåll:

Vilka vi är
För vem gäller denna integritetspolicy?
Vilken information omfattas?
Information vi samlar in och våra användningsområden
Internationella överföringar
Vem vi delar informationen med
Våra tjänsteleverantörer
Hur du håller din information uppdaterad
Lagring av information
Dina rättigheter

1. Vilka vi är

Antalis International (”ANTALIS”) är ett franskt aktiebolag med ett med ett aktiekapital på 213 000 000 euros. Bolaget är registrerat i handels- och bolagsregistret i Nanterre under nummer 410 336 069 och har sitt registrerade kontor vid 8 rue du Seine, 92100 Boulogne-Billancourt (Frankrike).

ANTALIS-koncernen är ledande professionell leverantör av papper, förpackningslösningar och storformat i Europa och övriga världen (utanför USA). ANTALIS-koncernen är den enda aktören inom sin bransch med en internationell närvaro i 43 länder genom sina dotterbolag.

Med 123 distributionscenter världen över erbjuder ANTALIS ett av marknadens mest omfattande och mångsidiga sortiment av produkter och lösningar. Koncernen strävar efter att leverera hög servicenivå genom innovation, kundanpassning, expertis och effektiv logistik.

Kontaktuppgifter till alla ANTALIS-bolag världen över finns tillgängliga på vår internationella hemsida www.antalis.com.

ANTALIS åtar sig att samla in, behandla och skydda personuppgifter om våra kunder, affärspartners och andra intressenter på ett ansvarsfullt sätt. Behandlingen av personuppgifter sker i enlighet med tillämpliga dataskyddslagar, inklusive dataskyddslagstiftningen inom EU, som ställer höga krav på hur personuppgifter får samlas in, användas och skyddas.

Genom sin uppförandekod (Code of Cunduct) erkänner ANTALIS varje individs grundläggande och okränkbara rätt till skydd för privatlivet och sina personuppgifter. ANTALIS förbinder sig att införa nödvändiga rutiner för att säkerställa att insamling och behandling av personuppgifter sker i enlighet med tillämplig lagstiftning och med vederbörlig respekt för individens rättigheter, samt med beaktande av säkerhet och konfidentialitet.

ANTALIS-koncernen arbetar aktivt med att uppdatera sina processer i enlighet med EU:s dataskyddsförordning 2016/679 (GDPR), bland annat genom att implementera ett internt dataskyddsprogram i syfte att skapa en enhetlig standard inom hela koncernen för hur personuppgifter samlas in, används och hanteras.

Personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter är det ANTALIS-bolag som du har kontakt med, och som i denna policy benämns som "ANTALIS".

Denna integritetspolicy förklarar hur vi kan samla in, använda och lämna ut information om kunder, leverantörer samt andra affärs- och företagskontakter. Den beskriver också vilka rättigheter du kan ha i förhållande till dina egna personuppgifter.

2. För vem gäller denna integritetspolicy?

Kunder:

Denna information gäller för enskilda kontaktpersoner hos våra kunder, inklusive potentiella kunder. Den omfattar personuppgifter som samlas in som en del av vår kundintroduktion och avtalsprocess, samt information som inhämtas under pågående kundrelation. Den omfattar även personuppgifter om anställda hos våra kundföretag, vars uppgifter vi kan få tillgång till i samband med tillhandahållandet av produkter och tjänster. Under dessa omständigheter ansvarar vår huvudsakliga kundkontakt för att informera berörda individer om att deras personuppgifter lämnas till oss samt i vilket syfte, till exempel genom att visa dem denna integritetspolicy.

Aktieägare:

Ovanstående beskrivning gäller på motsvarande sätt för våra aktieägare.

Leverantörer:

Ovanstående beskrivning gäller även våra leverantörer.

Affärskontakter:

Denna policy omfattar även personuppgifter om individer som inte är nuvarande eller tidigare kunder eller aktieägare, men som interagerar med ANTALIS genom att exempelvis prenumerera på kommunikation såsom nyhetsbrev eller publikationer, eller som deltar i evenemang organiserade av ANTALIS, antingen på egen hand eller tillsammans med samarbetspartner.

Övriga kontakter:

Denna policy omfattar även personuppgifter om individer som ANTALIS har en affärsrelation eller kontakt med i sin verksamhet, såsom agenter, andra intressenter samt motparter i tvister eller andra affärssammanhang.

3. Vilken information omfattas?

I denna integritetspolicy innebär ”personuppgifter” alla uppgifter (elektronisk eller skriven) relaterade till en individ som kan identifieras direkt eller indirekt, så som ett namn, personnummer, geografisk data, online-identifierare eller en eller fler faktorer som är specifika för individens fysiska, fysiologiska, genetiska, mentala, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet.

Det inkluderar även särskilda kategorier av personuppgifter (”särskilda kategorier av uppgifter”) som vi genom dessa kan avgöra en individs etniska bakgrund, politiska åsikt, religiösa övertygelser eller andra övertygelser av liknande sort, medlemskap i fackföreningar, fysisk eller mental hälsa eller tillstånd (inklusive biometriska och genetiska uppgifter), sexuell läggning, eller rättsliga uppgifter (inklusive information rörande begående eller påstådda begående brott och eventuella straff eller påföljder).

ANTALIS samlar endast in särskilda kategorier av uppgifter om det är nödvändigt för ett av syftena beskrivna nedan under sektion 4 ” Information vi samlar in och våra användningsområden”

4. Information vi samlar in och våra användningsområden

ANTALIS kan komma att använda dina personuppgifter för olika syften, beskrivna enligt nedan.

ANTALIS förpliktigar sig till att samla in och använda endast de personuppgifter som är nödvändiga i hänseende till produkter och tjänster för våra kunder; att etablera och/eller upprätthålla affärsrelationen med affärskontakter; och för att hålla individer informerade om produkter och tjänster vilket inom rimliga gränser kan ses som intressesant för dem och/eller som de annars har bekräftat som deras preferens att motta från ANTALIS.

Du kan få fler detaljer om dessa syften, informationen som vi samlar in, källan till informationen och den rättsliga myndighet som åberopas av ANTALIS genom att skicka en förfrågan till följande e-mail: dpo@antalis.com.

I några fall är det obligatoriskt för dig att dela personuppgifter med ANTALIS för att möjliggöra för oss att leverera produkter och tjänster till dig (eller dina anställda), kommunicera med dig eller för att följa ANTALIS rättsliga skyldigheter.

Identitet, konflikter, förebyggande av pengatvätt och andra kontroller

ANTALIS samlar in en mängd uppgifter om sina kunder och kontakter som en del av en förvärvsprocess. Det kan refereras till som ”Känn din kund” eller ”Känn din leverantör”. Dessa kontroller kan innehålla någon eller alla av de följande punkterna:

Verifiering av identitet: bevis av namn och adress
Optimalt fördelaktigt ägande av företag och andra juridiska enheter
Kontroll för att undvika intressekonflikter
Kontroll för att förebygga pengatvätt, brott och terrorfinansiering
Kontroll av politiskt utsatta personer: personer med framträdande roller i regeringen, rättsväsendet, domstolar, centralbanker, ambassader, väpnade styrkor och statligt ägda företag, inklusive deras familjemedlemmar och nära anknutna
Kontroller att statliga sanktionslistor
Lista över insider-handel
Dessa kontroller görs av juridiska eller affärsrelaterade anledningar och kan komma att upprepas under kontraktets tid. Det är viktigt att du förser oss med all nödvändig information och dokument för att vi ska kunna leverera produkter och tjänster.

Vi kan använda tredjepartsaktörer för att få tillgång till delar av denna information. Du kan förses med fler detaljer genom att skicka en förfrågan till följande e-mail: dpo@antalis.com.

Leverera produkter och tjänster

ANTALIS kan samla in eller generera ytterligare detaljer om dig under kontraktets tid i syfte att kunna leverera produkter eller tjänster. Vi kan också använda dina personuppgifter:

För att administrera vår relation och upprätthålla kontraktsenliga relationer
För skatt- och redovisningssyften
Till marknads- och affärsutveckling
För att följa ANTALIS regleringsskyldigheter
För att etablera, utöva och försvara juridiska rättigheter
För att förebygga och upptäcka brott
För statistiska- och historiska syften

Andra affärsinteraktioner

Som en del av din verksamhet eller andra kommersiella uppgörelser med ANTALIS, kan vi behöva samla in eller generera detaljer om dig. Vi kan använda dessa personuppgifter för att administrera vår relation och upprätthålla kontraktsenliga relationer, för skatt- och redovisningssyften och för att följa våra regleringsskyldigheter.

Vi kan också dela dina personuppgifter med tredje part om vi säljer eller köper ett företag eller tillgångar där vi kan behöva dela personuppgifter till blivande säljare eller köpare eller tillgången i fråga, så väl som deras professionella rådgivare. Om företaget eller väsentligen alla dess tillgångar är förvärvade genom tredje part eller ett företag inom koncernen ingår dessa personuppgifter i de överförda tillgångarna.

Information som samlats in i våra lokaler

Om du besöker våra lokaler kan din bild lagras med CCTV-system som hanteras av ANTALIS eller den enhet som sköter våra lokaler. System för entréåtkomst kan också lagra plats, tid och datum som du ankom eller lämnade våra lokaler.

Kommunikation där lagen tillåter kan ANTALIS spela in och /eller övervaka telefonsamtal och elektronisk kommunikation som skickats eller mottagits genom ANTALIS nätverk för att kunna skydda vår verksamhet och verifiera efterlevnad av vår policy och relevanta juridiska krav. En sådan inspelning och /eller övervakning utförs lagenligt för affärssyften och i enlighet med gällande och tillämpningsbara lagar och förordningar. Det kan innefatta följande syftena:

Fakta från inspelningar (inklusive konverterade texter från röstmeddelanden)
Utbildningssyften för att kunna leverera ledande service
Efterfölja ANTALIS policys och processer
Efterfölja lagar och förordningar
Upptäcka och förebygga brott
Att övervaka den effektiva användningen och driften av ANTALIS nätverk och system

För att kunna kommunicera effektivt kan korrespondens skickas med krypterade e-mail. Det är för den sakens skull inte ett garanterat sätt att kommunicera säkert, eller en standardservice som erbjuds. Om du föredrar att inte använda krypterade e-mail, var vänlig kontakta din personliga kontakt på ANTALIS.

Marknads- och affärsutveckling

ANTALIS samlar in information i marknads- och affärsutvecklingssyfte och som en del av administrationen av kundrelationen. Vi kan använda delar av personuppgifterna med syftet att ge dig en bra upplevelse, inklusive att fastställa intressen och preferenser.

Vi kan använda dina personuppgifter för att skicka information om våra produkter och tjänster, vår branschutveckling, broschyrer, pressmeddelanden och inbjudningar till seminarier och möten med e-mail eller post, eller via sociala medier eller sociala nätverkssidor. Du kan när som helst uppdatera dina preferenser samt avregistrera dig, antingen under ”Mitt konto” på antalis.se eller på länken för avregistrering i våra marknadsföringsutskick.

Event

Om du deltar i ett event som hålls av eller i samarbete med ANTALIS kan vi samla in dina uppgifter i samband med registreringen. Denna information kan inkludera önskemål av kost och detaljer om hälsoproblem eller funktionsnedsättning vilket kan påverka ditt deltagande i eventet. När ett event är arrangerat i samarbete med en partnerorganisation eller arrangerat i en extern lokal kan vi bli tvungna att dela dina personuppgifter med partnern, arrangören eller ägarna av lokalen.

Endast minsta möjliga information blir delad, om det blir nödvändigt för att kunna hålla eventet. Om eventet hålls med en partnerorganisation är de själva ansvariga för att informera dig om deras marknadsföring de önskar att genomföra samt erhålla ditt godkännande där det är nödvändigt.

Cookies

Om du besöker och använder vår hemsida informerar vi om användning av cookies samt andra verktyg för analyser av trafik på hemsidan (t.ex. Pixel Tracking, Google Analytics, etc.). Vänligen besök sidan för Cookies Policy för mer information om hur vi använder dessa verktyg eller genom att skicka ett e-mail till dpo@antalis.com.

5. Internationella överföringar

ANTALIS är en internationell koncern som verkar globalt. Som många andra företag inom EU har ANTALIS centraliserat vissa delar av vår kundadministration och informationslagring. Om en kundrelation innefattar mer än en jurisdiktion behöver informationen delas med alla inom ANTALIS som arbetar med ärendet. Som ett resultat av det kan dina personuppgifter komma att delas utanför landsgränsen (vilket även innefattar gränser utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, EES) och kan bli tillgängligt på en global nivå.

ANTALIS vidtar alla nödvändiga och rättsliga säkerhetsåtgärder för att säkerställa integriteten av personuppgifter som delas inom ANTALIS. Detta för att kunna tillåta global delning av personuppgifter med ursprung inom EES, enligt gällande och tillämpningsbara Europeiska lagar om personuppgifter genom samma standarder för skydd av personuppgifter. Därför ges dina personuppgifter samma nivå av skydd inom hela ANTALIS.

Dina personuppgifter blir även tillgängliga för ANTALIS tjänsteleverantörer som kan befinna sig inom andra jurisdiktioner. För mer information, se punkt 7 ”Våra tjänsteleverantörer” längre ner.

6. Vem vi delar informationen med

ANTALIS kan dela dina personuppgifter

Där det är nödvändigt för de nedan nämnda syftena, inkluderat internt inom ANTALIS;
Om det krävs av gällande lag;
I förbindelse med en omorganisation eller kombination av vår verksamhet med en annan;
Om vi tror att det är nödvändigt för att efterleva kontrakt eller överenskommelser eller skydda och försvara ANTALIS rättigheter, egendom eller säkerhet;
För att följa rättsliga förfaranden, domstolar eller andra juridiska skyldigheter, eller en myndighetsutredning; eller
Med ditt medgivande.

Vi vill betona att inom vissa jurisdiktioner har ANTALIS en juridisk skyldighet att rapportera misstänksamma transaktioner samt annan aktivitet till relevanta myndigheter inom områdena; pengatvätt, terrorfinansiering, insiderhandel eller relaterad lagstiftning.

ANTALIS kan också anmäla misstänkt kriminell aktivitet till polisen eller andra brottsbekämpande organ. Vi kanske inte är tillåtna att informera dig om detta i förhand av anmälan, eller överhuvudtaget.

Tredjepartsmottagare av personuppgifter relaterade till kunder, företag och företagskontakter kan inkludera:

Skatte- och tull- och punktskattemyndigheter
Tillsynsmyndigheter och andra liknande organ
Börs- och noteringsmyndigheter
Offentliga register över företagsledare och aktieinnehav
Leverantörer av identifieringstjänster
Kreditreferensbyråer
Domstolar, polisen och brottsbekämpande organ
Statliga avdelningar och myndigheter
Revisorer och professionella rådgivare (inklusive professionella skadeståndsförsäkringsgivare och rådgivare)

ANTALIS använder alla rimliga ansträngningar för att minimera delningen av personuppgifter i respektive ärende.

7. Våra tjänsteleverantörer

Tredjepartsaktörer som levererar tjänster till ANTALIS refereras hädanefter till ”underleverantörer”. ANTALIS har kontrakt med underleverantörer för att tillgodose kraven av relevanta sekretesslagar. Underleverantörerna måste använda sig av lämpliga medel för att skydda personuppgifter och är förbjudna att använda personuppgifter på annat sätt än som har instruerats av ANTALIS.

Underleverantörer som hanterar personuppgifter på uppdrag av ANTALIS kan befinna sig i Europa eller andra länder världen över. ANTALIS säkerställer att underleverantörerna uppfyller alla gällande lagkrav för att dela personuppgifter utanför jurisdiktionen där personuppgifter först samlades in. För uppgifter som samlats in inom EES eller som är relaterade till personer tillhörande EES behöver underleverantörerna följa standardklausuler för kontrakt för delning av personuppgifter till tredjepartsländer som gäller under Europeiska sekretesslagar.

Om du vill veta mer om underleverantörerna vi arbetar med, vänligen kontakta ANTALIS globala dataskyddsansvarig genom att skicka en förfrågan till följande e-mail: dpo@antalis.com.

8. Hur du håller din information uppdaterad

ANTALIS strävar efter att säkerställa att de personuppgifter som vi behandlar är korrekta och fullständiga. För att hjälpa oss att hålla dina uppgifter aktuella är det viktigt att du informerar oss om eventuella förändringar i dina kontaktuppgifter eller annan personlig information.

Vänligen kontakta din ordinarie kontaktperson hos ANTALIS för att uppdatera dina uppgifter eller genomför ändringarna själv under ”Mitt konto” på www.antalis.se. Du kan även kontakta ANTALIS globala dataskyddsombud (Global Data Protection Officer) genom att skicka en begäran till den särskilt avsedda e-postadressen: dpo@antalis.com.

9. Lagring av information

ANTALIS lagrar dina personuppgifter endast så länge som det behövs enligt syftena beskriva under punkt 4 längre upp: ”Information vi samlar in och våra användningsområden”. Notera att tiden som data lagras kan variera inom olika jurisdiktioner. Personuppgifter lagras som oftast i minimum 2 år och kan lagras en extra period definierat av gällande preskriptionsfrist.

Vi kan även behöva behålla personuppgifter under längre tidsperioder för att etablera, utöva eller försvara våra juridiska rättigheter, samt för arkiverings- och historiska syften. I den mån det är möjligt och praktiskt genomförbart, kan personuppgifter återges anonymt genom borttagning, ersättning av eller blockering av detaljer som möjliggjort identifiering av individer.

Om du önskar mer information om vår policy för lagringstider, är du välkommen att kontakta vårt globala dataskyddsombud (Global Data Protection Officer) genom att skicka en förfrågan till följande e-postadress: dpo@antalis.com.

10. Dina rättigheter

Du har följande rättigheter kopplade till dina personuppgifter:

Att få tillgång till de personuppgifter som ANTALIS har om dig;
Att få dina uppgifter justerade, t.ex. om det inte är komplett eller korrekt;
Att när som helst avregistrera dig från marknadskommunikation;
Att under vissa omständigheter och enligt tillämpningsbara lagar kunna avgränsa eller motsäga att dina personuppgifter hanteras, eller be om att dina personuppgifter tas bort;
Att under vissa omständigheter och enligt tillämpningsbara lagar ha rätt till att motta en kopia av de personuppgifter du har gett till ANTALIS, på ett strukturerat, vedertaget och maskinläsligt format (känt som ”dataportabilitet”);
Där du frivilligt har gett ut dina personuppgifter, eller på annat sätt medgivit till att ge ut dina personuppgifter, har du rätten att närsomhelst dra tillbaka ditt medgivande;
Rätten att klaga till en dataskyddsmyndighet (se nedan).

Om du önskar att utöva dina rättigheter, vänligen kontakta ANTALIS dataskyddsansvarig genom att skicka en förfrågan till följande e-mail: dpo@antalis.com.

E-mail och elektronisk kommunikation med direkt marknadsföringssyfte

När du skapar ett konto, registrerar dig för första gången hos oss eller laddar ner innehåll från oss via formulär, kommer vi att fråga om du önskar att motta marknadsföringsinformation från ANTALIS. Om du vill motta kommunikation ska du kryssa i tillhörande ruta.

OPT-OUT: Sverige tillämpar regeln OPT-OUT, vilket innebär att vi har tillåtelse att skicka marknadsföringskommunikation utan ditt aktiva medgivande i kryssrutan för marknadskommunikation.

För att avregistrera dig kan du antingen hantera det under ”Mitt konto” på antalis.se, klicka på länken för avregistrering i alla utskick från ANTALIS, eller skicka en förfrågan till ANTALIS globala dataskyddsansvarig genom att skicka din förfrågan till följande e-mail dpo@antalis.com.

Vad händer om du är under 16 år ?

Om du är under 16 år behöver du ha dina föräldrars/vårdnadshavares medgivande innan du ger ut dina personuppgifter. Om du är under 16 år är du inte tillåten att ge ut dina personuppgifter utan sådant medgivande.

Rätt att lämna in klagomål

Om du inte är tillfredsställd med den kommunikation du får av oss eller om du tror att vi inte hanterar dina personuppgifter korrekt enligt gällande lag, kan du lämna in ett klagomål till relevant tillsynsmyndighet.

Ändringar av denna policy

Denna integritetspolicy blev uppdaterad mars 2025. Vi genomför löpande uppdateringar eller modifierar för att följa gällande och tillämpningsbara dataskyddslagar. Gå gärna igenom denna policy på regelbunden basis. Ändringar på tillhandahållande av denna integritetspolicy tillämpas från det datum som det publiceras på vår hemsida.

Förfrågan

Om du har någon fråga om denna integritetspolicy, vänligen kontakta ANTALIS globala dataskyddsansvarig genom att skicka en förfrågan till följande e-mail dpo@antalis.com.